Place Stéphanie Bocca - La Gazette

01/03/02

La Gazette

Édition de mars 2002

Bonjour,

Voici de nouveau la Gazette avec au sommaire de ce numéro, l'organisation d'événements et la gestion du temps.

Cet e-mail intéresse certainement un ami ou un collègue, faites-le suivre.

Merci beaucoup.

Bonne lecture et à bientôt … Place Stéphanie Bocca,

Stéphanie

PS : Les modalités d'abonnement / de désabonnement se trouvent à la fin de ce message.

Sommaire

L'organisation d'événements

La gestion du temps

Le site

Pour s'abonner

Pour se désabonner

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@ L'organisation d'événements

Inaugurations, cocktails, portes ouvertes, … autant d'événements qui demandent préparation et respect du calendrier.
Pour ne rien oublier, suivez notre "check list".

Bien sûr, vous pouvez également nous confier la gestion de vos événements. Place Stéphanie Bocca intervient à la carte et prend en charge tout ou partie de l'organisation. Contactez-nous pour en discuter ! (Tél. : 02/647.95.20 - e-mail : sbo@placestephaniebocca.be).

Quel événement ? Qui faut-il inviter ? Où ? Quand ?
Etablissez votre plan d'action !

- 3 mois

1) Fixez la date.
2) Choisissez le lieu.
3) Etablissez la liste des invités.
4) Contactez les orateurs éventuels.

- 2 mois

5) Publicité.
Réalisez les invitations, les publicités éventuelles, contactez la presse.
N'oubliez pas les dossiers à remettre aux participants.

6) Visitez les lieux.
Disposition, accès, fléchages à prévoir, éclairage, climatisation, équipement sonore, projection, prises, …
7) Préparez le programme et réservez le personnel extra.

- 1 mois

8) Envoyez les invitations et gérez les retours.
Envoyez une lettre de confirmation aux intervenants.

- 8 jours

9) Prévoyez des contacts téléphoniques avec les intervenants et avec la presse pour s'assurer de leur présence.

- La veille

Procédez aux dernières vérifications et répétitions.
Briefing des hôtesses et du personnel responsable.

Prévoyez une caisse avec du matériel de dépannage (papier, transparents, bics, médicaments, petite couture, …).

Dormez !

- Le JOUR J.

Respirez. Souriez. Vous ne verrez pas le temps passer.

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@ Gestion du temps : décider ou subir ?

par Alain Zimmerlin

Vos activités professionnelles se répartissent tout naturellement dans le temps. Si vous ne vous en occupez pas, elles feront ça toutes seules, comme des grandes... ou bien "les autres" s'en chargeront ! Et "les autres, c'est l'enfer" ... bref, vous avez le choix entre gérer ou subir. Voici cinq grands principes qui vous y aideront.

1/ Principe de Parkinson

Enoncé:
Plus vous avez de temps pour réaliser un travail, plus ce travail vous prendra de temps. C'est le même principe que celui de la dilatation des gaz !

Comment se prémunir ?

- Subdiviser le travail en actions successives.

- Evaluer le temps nécessaire à chaque action.

- Se donner des butées de début et de fin d'action.

- Décider d'une "date de péremption" du travail.

2/ Principe de Pareto

Enoncé:
20% de votre activité fournit 80% de vos résultats. Atteindre les 20 % restant représente 80 % de vos efforts !!! C'est la fameuse loi des 80/20.

Comment se prémunir ?

- Pour chaque action se demander :"Est-ce que ça vaut la peine ?".

- Pour chaque action se demander :"Peut-on faire plus simple pour le même résultat ?".

- Eviter la "surqualité" qui n'est souvent qu'un perfectionnisme stérile.

3/ Principe de Carlson

Enoncé:
Pour arriver à votre rendement maximum, vous avez besoin d'un "temps de Chauffe", comme n'importe quelle machine. Exemple: votre premier coup de fil de la journée est souvent raté...

Comment se prémunir ?

- Apprenez à connaître et à respecter votre temps de chauffe personnel.

- Gare aux interruptions en pleine activité : l'événement extérieur, les voleurs de temps...

- Evitez de vous accorder une pause quand "ça marche très fort".

- Evitez de vous faire imposer une pause quand "ça marche très fort".

4/ Principe de Illitch

Enoncé:
70% des individus sont plus efficaces de 9h à 11h puis de 15h à 17h.
Si ce n'est pas le cas, vous avez forcément des moments privilégiés (du matin ? du soir ?)

Comment se prémunir ?

- Prenez conscience de vos périodes d'efficacité maximale et minimale.

- Répartissez vos tâches entre "essentielles", "secondaires" et "accessoires".

- Réservez autant que possible vos tâches accessoires à vos périodes de "fatigue".

5/ Principe de Turgot

Enoncé:
Après 90 minutes de concentration, votre capacité d'attention est réduite de moitié.
C'est le principe des rendements décroissants, bien connu en économie.

Comment se prémunir ?

- Faites de courtes interruptions dans votre journée.

- Décidez vous-même du moment de ces pauses.

- Prévoyez une alternance dans les tâches qui vous attendent chaque jour.

- En bref : évitez la routine et le ras-le -bol.

Un conseil : ne perdez pas trop de temps à mémoriser les noms de ces principes.

Ils ne sont là que pour donner une caution scientifique à mon propos. Mais seul importe le contenu... et surtout votre façon de les intégrer dans votre pratique quotidienne.

Extrait de l'atelier "Gestion du temps et action commerciale"
animé par AS Consulting - tout le marketing de la PME
Nous contacter: as.consulting@skynet.be
En savoir plus sur nos ateliers : http://users.skynet.be/asconsulting/

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@ Le site

Vous voulez savoir s'il va pleuvoir un peu plus ou un peu moins ?

Allez sur le site de l'Institut Royal Météorologique de Belgique.

http://www.meteo.be

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Faites-nous parvenir vos commentaires ou vos souhaits, vos idées ou vos articles ou l'adresse de votre site, … c'est avec plaisir que nous en ferons l'écho dans nos prochaines éditions.

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Les numéros précédents de la newsletter sont indexés sur la page "Bibliothèque" de notre site à cette adresse http://www.placestephaniebocca.be/biblio.htm.

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